samtrepreneur

Sorry for the folks who don’t speak French but this post is about how to set up a company in Belgium and the choices you have when doing so. If despite that you are interested in that topic, feel free to drop a comment.

On a beau avoir une idée, des locaux et du financement, on ne peut pas avoir d’activité commerciale tant que sa société n’a pas été inscrite à un guichet d’entreprises. Si cette inscription est une formalité administrative réglée en moins d’une heure, elle n’en demande pas moins un minimum de préparation.

Si vous avez déjà recherché des informations sur comment créer votre entreprise en Belgique, vous êtes sans doute tombé sur des documents bien indigestes du SPF économie ou d’un guichet d’entreprises. Je vais essayer d’éclaircir les différents aspects qui y sont traités pour vous fournir une liste pratique et claire de ce qui est attendu de votre part

PHASE 1 : La préparation du projet

1. Conditions de base et capacités entrepreneuriales du créateur d’entreprise

Avant de faire l’ébauche d’un projet d’entreprise, il faut être sûr de pouvoir soi-même entreprendre. La loi exige du futur entrepreneur les éléments suivants :

• Jouir de tous ses droits
  Avoir 18 ans et ne pas avoir perdu ses droits
• Être de nationalité belge ou d’une nationalité d’un des pays de l’UE
  Il y a toujours la possibilité de demander une carte professionnelle pour étranger
• Incompatibilité avec d’autres statuts éventuels (fonctionnaire, salarié, …)

Si ces trois premières conditions sont avant tout une formalité qui ne poseront aucun problème à la majorité des aspirants entrepreneurs, les deux suivantes relatives aux capacités entrepreneuriales peuvent par contre fortement brider vos projets.

• Connaissances de gestion de base
  Le chef d’entreprise ou l’organe de gestion de la société doit démontrer des connaissances de gestion de base. Il “suffit” de posséder un diplôme du supérieur (certains du cycle inférieur peuvent également convenir), de les avoir acquises par une pratique professionnelle ou de détenir une attestation CE. Il est toujours possible de passer des cours au jury central pour recevoir une attestation ou de faire appel à un aidant les possédant.Je me permets ici une critique personnelle du système. L’arrêté royal du 21/10/1998 stipule qu’il est exigé du futur chef d’entreprise de démontrer des connaissances élémentaires en droit ; comptabilité, aspects financiers et fiscaux ; gestion commerciale ; législation spécifique. Si la démarche est évidemment fort louable pour s’assurer du sérieux de l’entrepreneur, partir du principe que toute personne ayant un diplôme du supérieur puisse démontrer ces connaissances, même élémentaires, est un non-sens. Placez une infirmière, un biologiste ou un historien de l’art devant un bilan comptable et vous vous en rendrez compte de suite. Si vous êtes dans ce cas de figure, même si rien ne vous y oblige, prenez tout de même la peine de développer vos connaissances de gestion pour assurer une certaine pérennité à votre projet.
• Compétences professionnelles éventuelles
  Il y a en Belgique 27 professions réglementées par voie d’arrêtés royaux. Cela signifie qu’il faut disposer d’une formation spécifique pour pouvoir exercer dans ce domaine ou embaucher en CDI un salarié ayant les compétences requises. Je ne vais pas prendre la peine de citer toutes ces professions ici, la plupart concerne le secteur de la construction et des soins aux personnes. Sachez cependant que le métier de restaurateur fait partie de cette liste.

2. L’idée à l’origine du projet

Avoir une idée est évidemment la première brique de son projet entrepreneurial. Il n’existe malheureusement pas de méthode unique et infaillible pour trouver LA bonne idée. Le conseil qui revient le plus souvent dans la littérature et dans les retours d’expérience est de répondre à une frustration ou un besoin latent. S’inspirer de son parcours professionnel peut également être une bonne source d’inspiration et permet de légitimer son projet auprès de tiers.

3. La faisabilité du projet

Les guichets d’entreprise vous parleront de réaliser une étude de marché pour estimer la viabilité du projet. Si le terme peut faire peur, je vous assure que c’est à la portée de tous. En pratique, il y a deux manières complémentaires de procéder :

• Le desk research
  Cherchez avec vos propres moyens (Internet, livres, magazines,…) des réponses aux questions que vous vous posez sur votre projet. En particulier : Est-ce que quelqu’un d’autre a déjà eu la même idée? Existe-t-il des concurrents? Qui sont-ils? En quoi leur proposition diffère de la vôtre? Quels sont les attentes de vos futurs clients? Comment comptez-vous distribuer votre service/produit?
• Le field research
  Vous avez pris le temps de bien mûrir votre projet, il est l’heure de le confronter à d’autres personnes. Deux techniques avec leurs avantages et inconvénients s’offrent à vous :
  • L’étude qualitative : elle consiste à en apprendre davantage sur le marché en rentrant dans un dialogue avec un nombre limité de personnes (entre 5 et 20). Son principal avantage est de permettre d’explorer en profondeur différents sujets en posant des questions là où l’on veut plus d’information de la part du répondant. Elle permet également de faire surgir des idées auxquelles on n’a pas pensé. Son plus grand désavantage est qu’elle n’est pas représentative car l’échantillon est trop petit pour faire des extrapolations.
  • L’étude quantitative : ce type d’étude est la plus connue du grand public. Un questionnaire pré-établi avec principalement des questions fermées est que l’on envoie à des centaines ou des milliers de personnes. Elle permet de tirer des vraies tendances du marché à condition de 1) sélectionner un échantillon représentatif (cela ne sert à rien d’envoyer à vos amis Facebook le questionnaire) et 2) d’avoir une idée claire des objectifs de l’étude avec des questions pertinemment posées. Son principal inconvénient est le coût que peut représenter une telle étude.

À ce stade, vous devriez avoir déjà collecté suffisamment de données pour pouvoir faire une analyse grossière du potentiel de votre projet. Il se peut que l’étude infirme votre postulat de base, mais grâce aux informations collectées d’autres idées peuvent surgir et vous permettront d’adapter votre projet initial.

4. Le business plan du projet

Le projet et l’étude de sa faisabilité sont les bases pour l’élaboration du business plan, ou plan d’affaires. Ce business plan est un document obligatoire qui décrit le projet et doit comprendre les objectifs et la stratégie de la future entreprise. S’il est obligatoire, il ne sera pas pour autant analysé dans les détails par l’administration. C’est avant tout une preuve de votre engagement et de l’aboutissement de votre réflexion. Il se peut cependant que des tiers l’analysent plus scrupuleusement, notamment les banques avant de vous octroyer du financement. C’est à vous de veiller à ce que votre document soit le plus complet et professionnel possible.

Si aucun modèle spécifique n’est exigé, mon conseil est d’avoir au moins ces 3 parties :

• Parcours du porteur du projet et sa motivation
• Description du projet : le Business Model Canvas peut être une bonne manière de procéder. Il met en évidence les grands thèmes à développer dans votre business plan.
• Analyse financière : un bilan et un compte de résultats prévisionnel de votre projet (capital, investissements, produits, charges,…). À noter que dans le cas de la création d’une SPRL, un plan financier détaillé est obligatoire.

PHASE 2 : les démarches administratives

5. Ouverture d’un compte bancaire professionnel 

La première étape une fois votre dossier complet sous le bras est de vous rendre dans une banque pour ouvrir un compte professionnel. Sans ce compte, il est impossible de s’inscrire. Comme pour tout, prenez le temps de comparer les coûts, les avantages offerts par chaque banque et les promotions en cours éventuelles.

6. Inscription à un guichet d’entreprises

C’est ici que se fait l’inscription à proprement parler de votre entreprise. C’est l’acte fondateur. Il vous sera demandé de choisir la forme de votre entreprise et ce choix n’est pas anodin. Les deux principales formes utilisées en Belgique sont les suivantes :

Outre les différences au niveau du coût de constitution, c’est au niveau du capital souscrit et de la responsabilité que le choix d’une structure va se porter. En tant que personne physique, on peut débuter son entreprise avec la somme que l’on veut, mais en contrepartie notre patrimoine dans son intégralité peut être saisi pour épurer d’éventuelles dettes. Dans une SPRL, on demande aux fondateurs d’apporter un capital de départ conséquent, qui est en quelque sorte un gage des fondateurs sur les moyens mis en oeuvre pour la réussite de leur projet. Ce capital souscrit sera la seule somme d’argent à pouvoir être saisie dans le cas d’une faillite. Précisons tout de même que dans le cas d’entreprises vraiment mal gérées, il se peut que les biens personnels soient saisis dans les trois premières années d’existence de le boîte.

Dans mon cas, c’est la structure personne physique qui me semblait la plus appropriée pour débuter seul ma première expérience en tant qu’indépendant sans devoir souscrire une somme importante.

7. Identification à la TVA

Les guichets d’entreprises proposent souvent de le faire directement pour vous moyennant une petite somme.

8. Affiliation à la caisse d’assurances sociales

Lorsque je me suis pour la première fois renseigné sur la création d’entreprise et les éventuelles obligations du fondateur, j’ai été surpris d’apprendre qu’il fallait payer des cotisations tous les trimestres. Oui, pour être indépendant, il faut payer. Les 12 à 15 premiers trimestres la caisse d’assurances sociales vous réclamera des cotisations forfaitaires et provisoire de 694€ par trimestre. Les années suivantes, ce montant sera calculé sur base des revenus des années précédentes. C’est une donnée à prendre en compte car l’on paie toujours pour l’entièreté du trimestre en cours, il sera dès lors judicieux d’attendre, si possible, de débuter son activité en début de trimestre.

9. Information à la mutuelle

10. Obtention des autorisations particulières

En fonction de votre activité, il se peut que certaines autorisations soient requises. Cela peut être une licence ou une autorisation à obtenir auprès de la commune, un permis d’environnement, une autorisation de l’Afsca,etc. Mon conseil est d’éventuellement commencer les démarches, en tout cas s’informer, avant même l’inscription de son entreprise. Nous connaissons tous les lenteurs de notre administration.

11. Souscription d’assurances obligatoires et facultatives

C’est à vous de voir en fonction de votre activité les assurances qui sont requises. Une usine, un restaurant ou un magasin n’ont pas les mêmes obligations en la matière.

POUR ALLER PLUS LOIN

Si ma liste est une bonne base pour débroussailler le sujet, il se peut que certaines de vos questions restent en suspend. N’hésitez surtout pas à vous approcher d’un guichet d’entreprises. Ils organisent régulièrement des séances d’information et sont toujours à votre disposition si vous avez la moindre question.

Voici également quelques liens qui pourraient vous être utiles :

Guide comment s’installer à son compte (SPF économie)

Les connaissances de gestion de base

Plan d’affaires et plan financier

Exemple de plan financier (institut professionnel des comptables et fiscalistes agréés)

Guide pour réaliser un business plan (UCM)

Liste des guichets d’entreprises agréés